Auditório HMMR – Manual
Normas De Utilização Do Auditório
– É obrigatório o agendamento antecipado de auditório.
– Proibido o uso de fitas adesivas sobre as paredes, janelas e placas do forro para fixação de bolas, fitas e cartazes.
– Eventuais ornamentações deverão ser aplicadas com fitilho ou em pedestais e logo após o término do evento deverão ser removidas pelos próprios ornamentadores.
– Não é permitida a guarda ou armazenagem de qualquer produto ou equipamento no auditório antes ou depois do evento.
– Ao término dos eventos as empresas contratadas para fornecimento de alimentação deverão deixar o auditório com a maior brevidade possível e sem lixo ou objetos no chão e nas cadeiras.
– Cadeiras removidas ou movidas de seus lugares devem ser realocadas pelos promotores ao final do evento.
– Proibido o uso de confetes, serpentinas, papel picado ou qualquer outro elemento que deixe grandes quantidades de resíduos e sujidades no chão e nas cadeiras do auditório.
– Proibido o uso de aparelhos ou máquinas que produzam níveis altos de música ou ruído.
– É proibido qualquer tipo de exposição de marca, publicidade, demonstração ou merchandising de produtos, serviços, empresas ou instituições sem a autorização da direção geral ou administrativa.
– O intervalo de tempo mínimo entre dois eventos é de uma hora, para que a gerência operacional e a Nutrição possam eventualmente acionar as equipes de limpeza, cozinha e manutenção.
– É obrigação dos promotores e seus secretários conhecerem e cumprirem todas as normas do auditório.
1 – Das Atividades
O auditório é uma ferramenta de comunicação do HMMR e suas atividades compreendem
– Protocolares
– Sessões solenes do HMMR, entrega de prêmios e diplomas.
– Técnico-científicas.
– Conferências, congressos, gravações de conteúdo educativo, fóruns, mesas-redondas, painéis, seminários, simpósios, videoconferências e reuniões.
– Lançamentos de produtos e serviços.
– Publicações, campanhas e projetos institucionais.
– Capacitação e treinamento.
– Palestras, workshops e cursos.
– Socialização e integração.
– Comemorações e atividades culturais.
Para efeito de agendamentos, os eventos do auditório se denominam em:
– Palestras.
– Aulas.
– Treinamentos.
– Reuniões.
– Celebrações oficiais do Hospital.
2 –Estrutura do Auditório
A capacidade do auditório é de 50 pessoas sentadas, podendo se estender até 70 pessoas sentadas com o recurso de aluguel de cadeiras extras, o que deve ocorrer apenas em caráter excepcional e com autorização da diretoria administrativa.
O auditório conta com:
– Data show com capacidade de reprodução de áudio e dvds, entradas HDMI , VGA e P2 para microfone.
– Um computador com saída HDMI e processador Intel I3 e 2 gb de memória RAM.
– Amplificador de 2500 w RMS com 4 entradas de microfone e entrada auxiliar
– Sistema de alto-falantes.
– 1 microfone com fio, dois microfones sem fio e 2 microfones de lapela (em fase de aquisição)
3 – Gestão
Gestores
O Departamento de Comunicação funciona no auditório e é responsável pelo agendamento e controle de suas atividades.
Colaboradores
Também estão direta ou indiretamente ligados aos processos de gestão do auditório:
– Direção Geral – Vetando, adiando, promovendo e substituindo eventos, recebendo informes periódicos atualizados de toda a programação do auditório.
Responsável: Dra. Laura Osthoff.
– Direção Administrativa – Vetando, adiando, promovendo e substituindo eventos e avaliando solicitações de promotores que gerem custos. Recebendo informes periódicos atualizados de toda a programação do auditório.
Responsável: William Rodrigues – Diretor Administrativo
– Centro de Estudos – Responsável pela produção e/ou fiscalização de conteúdo de ações educativas do auditório.
Responsável: Dr. Pedro Iencarelli – Coordenador do Centro de Estudos.
– Gerência Operacional – Responsável por provisão de cadeiras, limpeza e manutenção do auditório.
Responsável: Fátima Madeira – Gerente Operacional
– Nutrição – Responsável pelo fornecimento de lanches, café, água , sucos, coffee break e coquetéis.
Responsável: Adriana Almeida – Chefe de Nutrição.
4 – Utilização – Promotores e secretários
É obrigatório o agendamento prévio para uso do auditório e apenas promotores credenciados pela direção podem fazê-lo.
– Promotores – Representantes dos departamentos credenciados pela direção e responsáveis pela organização dos eventos e pelo agendamento do auditório.
Obs. Compete aos promotores sempre delegar um secretário para o evento.
– Secretários – Representantes dos promotores encarregados de:
a – Verificar com antecedência as cadeiras, equipamentos e lanches.
b – Ligar Datashow, computador e microfones.
c – Distribuir materiais usados no evento.
d – Realizar anotações, controle de participantes, coleta de assinaturas, etc.
Nota: O departamento de Comunicação não presta serviços de assessoria, secretaria ou assistência técnica durante reuniões e eventos. Sua participação se resume em garantir que os equipamentos estejam previamente disponíveis e testados e que os secretários de cada evento sejam treinados para a operação dos mesmos.
Caso o secretário não saiba operar os equipamentos deverá procurar com antecedência o TI ou a Comunicação a fim de receber treinamento.
A responsabilidade por solucionar eventuais problemas nos equipamentos é do departamento de T.I que deverá ser acionado pelo promotor ou secretário do evento.
Obs. Os eventos externos sistemáticos, como da CAP 5.1 continuam sendo agendados pela direção através da secretária Denise Mello que é a promotora de eventos externos, mas os responsáveis diretos pelo evento deverão indicar um secretário para treinamento do uso de equipamentos.
Os promotores e secretários de eventos devem conhecer e seguir as normas de utilização do auditório que estão disponíveis no mesmo endereço da ficha de inscrição: cep28.org.br/auditorio
5 – Agendamento
– O agendamento deverá ser realizado mediante senha através de formulário eletrônico na intranet ou no endereço cep28.org.br/auditorio com as seguintes informações de preenchimento obrigatório:
– Nome e função do Solicitante.
– Setor.
– Nome e função do secretário do evento.
– Categoria do evento (palestra, aula, reunião, solenidade)
– Título do Evento
– Data do mês e da semana, Hora de início e de término.
– Público-alvo.
– Periodicidade (único/continuado/ diário/semanal/mensal)
– Se é continuado (sim – determinar período de __até__) (não)
– Estimativa de participantes.
– Serviços requeridos ( café/café,chá água, suco/coffee break/coquetel/nenhum)
– Requer Datashow? (sim/não)
– Mídia utilizada (Pen drive /CDR / DVD-R – Notebook)
– Formato de mídias ( pps/pptx/doc/jpg/mp4/avi/mpg/outros/quais)
– Requer sonorização? (sim/não)
– Requer microfonação? (sim/ de mão ou lapela? / quantos microfones?/não)
– Requer Internet? (sim/não)
– Requer divulgação? (sim/não)
Obs. Somente promotores autorizados pela Direção Geral ou pela Diretoria Administrativa podem realizar reserva de auditório.
– A agenda do auditório estará disponível na intranet e no endereço cep28.org.br/auditorio ou cep28.org.br/agenda para que os promotores façam uma consulta prévia antes do agendamento.
– Após o preenchimento e envio do formulário o promotor receberá uma confirmação automática de envio e uma resposta no mesmo dia ou na manhã do dia seguinte nos casos de envios após às 17 horas.
– Caso exista conflito de datas e horários por pedidos simultâneos prevalecerá o evento mais importante, a ser definido pela diretoria administrativa. O promotor do evento preterido será informado por e-mail imediatamente após a decisão.
– Reuniões e eventos agendados poderão ser cancelados ou remarcados pela direção geral e/ou administrativa caso surja outro evento mais importante. O promotor do evento cancelado será informado por e-mail imediatamente após a decisão.
– Em caso de cancelamento de evento, o promotor do mesmo deverá informar imediatamente ao deptº de comunicação através do e-mail comunicacao@hmmr.org.br para que o horário seja disponibilizado na agenda.
– O Departamento de Comunicação manterá um relatório atualizado e de acesso restrito com todas as informações relativas aos eventos na intranet e no endereço cep28.org.br/relatorio e cep28.org.br/auditorio.
– O departamento de nutrição, o Centro de Estudos e a Gerência Operacional receberão uma senha para que tenham acesso e atendam às necessidades específicas de suas áreas, como fiscalização de conteúdo (C.E), coffee break (NUT) e limpeza (G.O).
– A confirmação do agendamento de um evento não garante que pedidos de Coffee Break ou qualquer tipo de alimento ou demanda que gere despesas extras sejam atendidos; pois serão encaminhados para análise pela diretoria administrativa.